Формирование годового объема учебной нагрузки по учебному структурному подразделению

Процесс формирования годового объема учебной нагрузки по учебному структурному подразделению

Описание процесса

Сотрудники отдела сопровождения образовательного процесса формируют состав потоков по читающему подразделению, после этого проводится основной расчет учебной работы в соответствии с утвержденными нормами времени. Процесс завершается после передачи сотрудниками отдела сопровождения образовательного процесса рассчитанного объема учебной нагрузки на учебные структурные подразделения.

Расчет нагрузки по читающему подразделению

Вкладка "Учебная нагрузка" карточки сводки

На вкладе "Учебная нагрузка" карточка сводки контингента представлены расчеты нагрузки по подразделениям.

В таблице отображаются расчеты по подразделениям, их состояния, и сводные данные:

• общее число часов;
• распределенное по ППС;
• оставшееся, полученное и переданное число часов.

Красным выделены часы в расчете, если они не соответствуют планируемым потоком и используемым нормам времени. В этом случает требуется обновление расчета и его анализ.

Переключать "Статус" показывает отображается ли расчет на подразделении. Кнопками "Отобразить на подразделении", "Скрыть для подразделений" можно управлять статусами выбранных подразделений.

В строке расчета так же расположена кнопка удаления расчета. Чтобы удалить несколько расчетов необходимо их выбрать и нажать кнопку "Удалить расчеты".

!!! При удалении расчета удаляются все данные в нем: планируемые ППС, потоки и распределение часов по планируемым ППС.

Добавить расчет можно при использовании кнопок:

• "Добавить расчет" - добавление одного расчета на конкретное подразделение, при этом создание второго расчета на то же подразделение невозможно;
• "Добавить расчеты по всем читающим" - массовое формирование расчетов по всем читающим подразделениям из РУП (Рабочие учебные планы) или создание недостающих расчетов.

При добавлении расчета указывается максимальное число учебных часов на ставку и общий почасовой фонд подразделения. После создания расчета эти данные можно изменить на карточке расчета.

Карточка расчета нагрузки на читающем подразделении

Вкладка "Расчет" карточки расчета нагрузки

При создании расчета учебной нагрузки по подразделению, а также при обновлении расчета, система производит расчет часов по данным планируемых потоков (учебных групп), реестра мероприятий и нормам времени полностью автоматически.

Рассчитанные часы сохраняются в рамках расчета по подразделению для дальнейшего использования при распределении нагрузки по ППС. При обновлении нагрузки вновь рассчитанные часы сопоставляются с сохраненными по соответствию нормы времени и потоков.

Редактирование рассчитанных для потоков часов пользователем не предусмотрено.

Наличие в системе сохраненных рассчитанных часов не блокирует удаление потоков - в случае, если поток будет удален, рассчитанные часы будут сохранены, но утеряют ссылку на план, поток. Для идентификации в дальнейшем может использоваться описание, которое составляется при расчете часов.

Также наличие в системе сохраненных рассчитанных часов не блокирует редактирование численности обучающихся в потоках, нагрузки в дисциплиночастях и норм времени. Это позволяет внести изменения, не удаляя расчета, а затем обновить расчет.

В случае, если сохраненные рассчитанные часы не соответствуют текущим планируемым потокам, данным реестров, или нормам - в карточке расчета нагрузки присутствует индикация несоответствий (см. рисунок ниже):

• Вверху расчета выводится сообщение "Расчет нагрузки не соответствует планируемым потокам и используемым нормам времени. Обновите расчет.";
• Сохраненные часы, не соответствующим текущим данным, будут выделены красным в таблице "Учебная нагрузка".

После обновления (кнопка "Обновить расчеты") часы в таблице будут пересчитаны по всем дисциплинам и их итоговое количество тоже.

Учебная нагрузка читающего подразделения по дисциплинам формируется при добавлении расчета на подразделение на вкладке "Учебная нагрузка". Расчет часов производится следующим образом:

• В обработке участвуют все планируемые потоки, для мероприятия реестра которых данное подразделение установлено ответственным.
• Для каждого планируемого потока применяются все используемые нормы времени из справочника "Нормы времени (формулы)", обобщенный вид нагрузки и вид элемента которых соответствует потоку.

Часы нагрузки рассчитываются, как:

[коэффициент формулы] * [нагрузка дисциплиночасти по виду нагрузки потока, если включен параметр "Умножить на часы", иначе 1] *
[число обучающихся в потоке, если включен параметр «Умножать на число обучающихся», иначе 1].

• Для каждого планируемого потока вызываются все используемые нормы времени из справочника "Нормы времени (скрипты)". В случае, если скрипт возвращает непустое (not null) значение, возвращенное им число часов и описание сохраняются для потока.

Колонки таблицы «Учебная нагрузка» формируются в соответствии с содержимым справочника «Категории времени учебной нагрузки» — часы по нормам времени, относящимся к категории, попадают в соответствующую колонку. Категории, для которых в таблице нет часов, не выводятся. В колонках категорий «Лекции», «Практики», «Лабораторные» дополнительно выводится число планируемых потоков, участвующих в расчете по данной строке, а после двоеточия указывается суммарное количество часов, планируемое для этих групп.

Подробную информацию о расчете нагрузки по категории в строке можно получить, нажав на значение, выведенное в ячейке. Подробное описание расчета представлено на форме «Расчет нагрузки по дисциплине». На форме предоставлена возможность удаления лишних расчетов (см. рисунок ниже)

Например, для планируемой академической группы АСП-001 (см. рисунок расчета) с численностью 14 обучающихся планируются аудиторные занятия по дисциплине «Актуальные вопросы социальной психологии» следующим образом: * Лекции - один поток 34 часов; * Лабораторные занятия - один поток 34 часов; * Далее рассчитываются часы, отводимые на консультации, текущий и итоговый контроль.

Например, если в организации не приводят интернет-консультации (колонка "и-нет"), то можно отключить использованные нормы времени этой категории в справочнике (либо справочник "Нормы времени (формулы)", либо "Нормы времени (скрипты)"). После обновления расчета колонки "и-нет" будет скрыта и изменится итоговое количество часов.

Аналогичным образом, можно добавить необходимую норму в справочник и включить ее использование.

Таблица "Учебная нагрузка" содержит две группы строк разного вида:

• дисциплины - часы, рассчитанные по потокам (нормы-формулы и нормы-скрипты), с названия дисциплины можно перейти в карточку дисциплины;
• простые нормы времени.

Для каждой группы выводится строка "Всего", содержащая итоговые часы по группе, так же в таблице выводится итоговая строка "Всего", содержащая итоговые часы нагрузки по всему подразделению.

Добавление часов по простой норме

Нагрузка, рассчитываемая по простой норме, добавляется при помощи кнопки «Добавить часы». После нажатия на кнопку открывается форма «Добавление часов нагрузки», на которой необходимо выбрать норму времени и указать значение базового параметра, заданного в справочнике «Нормы времени (простые)». При этом можно отнести добавляемые часы к возмещению затрат на

договорной основе и указать часть учебного года.

Подробное описание нагрузки по простой норме представлено на форме «Часы нагрузки по простой норме времени». На форме можно отредактировать или удалить часы нагрузки.

Приведенный на карточке расчет учебной нагрузки можно распечатать при помощи кнопки «Печатать» — печатная форма аналогична отчету «Учебная нагрузка читающего подразделения (форма A)».

Редактирование параметров расчета

Нажатие на кнопку «Редактировать параметры» открывает форму «Редактирование параметров расчета часов», на которой можно указать количество часов на ставку на читающем подразделении, количество часов, выделяемых на почасовку и примечание. Указанные параметры используются

при построении отчетов (см. раздел «Работа с отчетами»).

Печать расчета

Данные расчета можно напечатать по кнопке «Печатать расчет». При этом генерируется Excel файл по скрипту отчета «Учебная нагрузка читающего

подразделения (форма A)» (см. справочник «Печатные шаблоны и скрипты модуля "Нагрузка"»).

Для печати учебного поручения используется кнопка «Печатать учебное поручение» и скрипт отчета «Учебное поручение читающему подразделению».

Передача рассчитанных часов на другое подразделение

Чтобы передать рассчитанные часы с одного подразделения на другое необходимо в строке этих часов нажать на иконку передачи часов . При этом откроется форма выбора какие конкретно часы нагрузки передать и сколько из

них. Также форму можно открыть кнопкой «Передать часы» в карточке расчета.

На форме в первую очередь показывается детализация часов нагрузки по нормам времени и категориям.

Возможны следующие ситуации:

• полная передача часов - выставляется флаг выбора часов для передачи, при этом часы к передаче не редактируются;
• частичная передача часов - выставляется флаг выбора часов к передаче и редактируются количество часов к передаче.

После выбора возможных часов для передачи необходимо выбрать куда передаются часы — новое читающее подразделение. При этом можно выбрать только те подразделения, на которые существует расчет в сводке. По кнопке «Передать» выбранные часы фиксируются и отображаются в нижней таблице.

Для проверки или отмены (в случае ошибочного выбора) передачи часов служит последняя таблица «Переданные часы нагрузки». В ней можно флагами выбрать необходимые строки и по кнопке «Вернуть выбранные часы» отменить передачу. Так же для каждой строки есть возможность отредактировать часы для передачи или отменить передачу полностью.

!!! Нельзя передать часов больше чем рассчитанные часы нагрузки. В случае передачи всех часов по норме, система передаст их в режиме "полной передачи" и в дальнейшем при изменении часов по норме, число переданных часов будет автоматически корректироваться. В случае передачи части часов (на исходном подразделении остается остаток)_, система передаст их в режиме "частичной передачи" и в дальнейшем при изменении часов по норме, автоматически корректироваться будет остаток часов на исходном подразделении. 

Данные передачи часов можно сохранить, не закрывая форму, с помощью кнопки «Применить». Для сохранения данных и закрытия формы нажмите

кнопку «Сохранить»

При наличии полученных с другого подразделения часов в расчете подразделения в таблице «Учебная нагрузка» отображается дополнительная колонка «Передано с», в которой и указывается сокращенное название исходного подразделения. По ссылке можно перейти в его расчет.

При наличии переданных на другое подразделение часов, в таблице «Учебная нагрузка» дополнительно отображаются колонки с общей шапкой «Из них передано», под которой по категориям времени отображаются переданные часы и в результирующей колонке «Итого» оставшиеся часы на подразделении.

и в результирующей колонке «Итого» оставшиеся часы на подразделении. Если нажать на детализацию переданных часов (на исходном подразделении или результирующем) то можно вернуть переданные часы обратно по иконке отмены.

Вкладка "ППС" карточки расчета нагрузки

На вкладке «ППС» можно добавить планируемых штатных сотрудников, планируемых почасовиков и вакансии, используемые в расчете читающего

подразделения.

Все планируемые ППС делятся на две таблицы: «Планируемые ППС» предназначена для штатных ППС и вакансий штатных ППС, «Планируемые почасовики» — для почасовиков и вакансий почасовиков.

После распределения часов по штатным сотрудникам и вакансиям таблице будет выведено суммарное количество часов нагрузки исполнителя по расчету и по всей сводки. Значения в колонках подкрашиваются красным при выполнении различных условий:

• «Доля ставки» — доля ставки план. ППС не кратна шагу ставки (настройка

«Шаг ставки» модуля Кадры);

• «Ставка» — ставка план. ППС не кратна шагу ставки (настройка «Шаг ставки»

модуля Кадры) или ставка превышает предельное значение из общей настройки «Предельные значения нагрузки преподавателей» с учетом иерархии их применения;

• «Макс. часов сверх ставки» — указанное число для план. ППС превышает

ограничения из настроек «Предельные значения нагрузки преподавателей» с учетом иерархии их применения;

• «Часы нагрузки (Ставка)» — распределенное на ППС число часов «по ставке»

в данном расчете превышает ограничение из настроек с учетом иерархии их применения, умноженное на долю ставки и долю периода работы план. ППС;

• «Часы нагрузки (Сверх ставки)» — распределенное на ППС число часов «сверх

ставки» в данном расчете превышает ограничение, заданное для план. ППС (выводится в колонке «Макс. часов сверх ставки»);

• «Часы нагрузки (Всего)» — если подкрашивается красным «Часы нагрузки

(Ставка)» или «Часы нагрузки (Сверх ставки)». Колонки с общей шапкой «Данные расчета» относятся к текущему расчету, «Данные сводки» — суммируемые данные по ППС по всей сводке.

При наличии планируемых ППС последней выводится строка «Всего», в которой суммируются общее количество ставок, максимальное часов сверх ставки, часы нагрузки по ставкам, сверх ставки и всего.

Для почасовиков и их вакансий отображается «Ограничение на часы нагрузки», «Часы нагрузки» данного расчета.

Возможно несколько вариантов добавления планируемых ППС:

• добавление сотрудника;
• добавление вакансии сотрудника;
• массовое добавление всех сотрудников кафедры;
• добавление почасовика;
• добавление вакансии почасовика;
• массовое добавление всех почасовиков подразделения.

Добавление штатного сотрудника сотрудника или вакансии

По кнопке «Добавить» напротив списка «Планируемые ППС» открывается диалоговая форма для добавления единичного планового ППС. В зависимости от типа оформления планируемого ППС изменяются поля формы и их

обязательность.

Для штатного типа оформления указывается:

• преподаватель — ФИО и должность персоны;
• сотрудник — занимаемая должность, (если не указывать, то в планируемых

ППС показываются все активные занимаемые должности преподавателя);

• доля ставки — автоматически заполняется из занимаемой должности,

возможна ручная корректировка;

• доля периода работы — предназначено для ввода коэффициента доли

периода работы преподавателя (по умолчанию 1), на который будет умножено предельное значение часов на ставку для данного преподавателя (логика работы аналогична применению коэффициента доли ставки преподавателя);

• максимально возможное число часов сверх ставки — вычисляется по

настройке предельных значений нагрузки с учетом доли ставки и доли периода работы, возможна ручная корректировка. Для вакансии добавляется название вакансии и должность.

На поля «Редактирование доли ставки», «Редактирование макс. числа часов сверх ставки» и «Редактирование ограничения на часы нагрузки» существуют отдельно настраиваемые права. Если права не назначены сотруднику, то соответствующие поля будут отображаться на форме в режиме «только для чтения».

Добавление всех сотрудников

На поля «Редактирование доли ставки», «Редактирование макс. числа часов сверх ставки» и «Редактирование ограничения на часы нагрузки» существуют отдельно настраиваемые права. Если права не назначены сотруднику, то соответствующие поля будут отображаться на форме в режиме «только для

чтения».

Добавление почасовиков

Аналогичные действия добавления одного почасовика или всех почасовиков подразделения происходит по кнопкам рядом с таблицей «Планируемые почасовики» .